Entretien avec le jury : comment répondre aux questions ?

En partenariat avec La Documentation française, voici un extrait de l’ouvrage L’entretien avec le jury – Épreuve orale et recrutement de Chantal Perrin-Van Hille (ISBN : 978-2-11-157473-1).

L’entretien avec le jury s’impose à tous les candidats admissibles aux concours administratifs. L’épreuve répond à un objectif majeur de la fonction publique : recruter les compétences dont elle a besoin. Cet ouvrage méthodologique propose une stratégie pour accompagner chacun dans la mise en valeur de ses qualités. Plusieurs exemples concrets sont analysés et un chapitre entier est dédié aux techniques de gestion du trac.

La méthode sera également utile tout au long du parcours professionnel – entretiens d’embauche, exposés, prestations orales diverses…

Chantal Perrin-Van Hille est animatrice de formations à la préparation des dossiers de reconnaissance des acquis de l’expérience professionnelle (RAEP) et des oraux, intervenante auprès de grandes administrations et en
entreprise. Elle est également formée aux outils du coaching.

Quelles seront les questions ? Anticipez !

Cet extrait aborde la seconde partie de l’entretien avec le jury : le dialogue suscité par des questions. Les candidats redoutent souvent cette phase de l’épreuve ; ils s’investissent peu dans sa préparation et se réfugient dans une attitude fataliste (« c’est une question de chance ; on tombe sur des questions faciles ou difficiles… »).

Dans ce chapitre, nous vous proposons une réflexion et quelques méthodes simples pour vous préparer activement, avec réalisme et efficacité.

D’emblée, rappelons qu’au cours de cette phase, l’évaluation de la motivation, de l’ouverture, de l’aptitude à l’analyse rapide et des capacités relationnelles du candidat compte au moins autant que le contrôle des connaissances.

Nous centrerons d’abord notre réflexion sur les questions. Puis nous décrirons la démarche de base que vous devrez suivre pour organiser votre réponse. Nous analyserons une situation non systématique mais envisageable : la réception d’une objection. Enfin, nous vous inviterons à mener des « travaux de fond » : constituer votre fonds documentaire et entretenir (ou acquérir) un esprit d’à-propos.

En guise d’introduction, voici un extrait d’un rapport de jury relatif à l’examen professionnel pour l’accès au corps d’attaché d’administration qui résume bien les enjeux (session 2014) :

« Les questions

Dans leur très grande majorité, les candidats auditionnés sont engagés et compétents dans leur domaine. Néanmoins, beaucoup n’ont pas su valoriser leurs acquis dans le cadre de l’exercice. Le jury a cherché, à partir des éléments figurant dans le dossier et de l’exposé,  à vérifier que les candidats avaient une bonne compréhension de leur environnement et de leurs fonctions. Or, beaucoup de candidats semblaient maîtriser parfaitement leur activité quotidienne sans toutefois faire le lien avec les missions de leur service. De la même manière, certains candidats pouvaient aisément indiquer au jury  les principales missions de leur direction ou service sans en connaître véritablement la finalité ou les illustrer par un exemple concret.  Le jury a également fait quelques mises en situation ou demandé l’avis des candidats sur des actions menées par leur service. Il est rappelé qu’il ne s’agit  aucunement de questions pièges et que, au-delà de l’avis personnel du candidat, le jury apprécie sa capacité à argumenter une position et la défendre. »

Certes, le jury est souverain et il posera les questions qui lui sembleront opportunes. Néanmoins, vous pouvez anticiper ce questionnement en exploitant plusieurs sources.

Questions issues de l’exposé

Quel que soit le niveau du concours, après avoir finalisé votre exposé, nous vous invitons à effectuer le travail suivant :

• relisez votre exposé afin d’y repérer tous les mots et expressions techniques ;
• pour chaque mot ou expression, posez-vous la question : suis-je capable d’en donner une définition, de l’illustrer et même de donner un avis ?

Le jury vous pardonnerait difficilement d’évoquer des concepts que vous n’êtes pas capable d’expliquer.

Exemples

• « Je travaille en lien avec le contrôleur de gestion. » Questions envisageables :
  • « Quelle est la mission du contrôleur de gestion ? »
  • « À quoi sert le contrôle de gestion ? »
  • « Était-il utile de mettre en place un contrôle de gestion dans l’administration ? Faut-il qu’elle copie toujours le privé ? »
• « J’ai mis en place un partenariat avec le conseil départemental. » Questions envisageables :
  • « Quelles sont les missions du conseil départemental ? »
  • « Comment sont élus ses membres ? »
• « J’ai mis en place une démarche d’audit interne. » Questions envisageables :
  • « En quoi consiste l’audit interne ? »
  • « Quelle est la différence avec le contrôle interne ? »
• « Mon travail sera sans doute modifié avec l’arrivée d’une nouvelle application. » Questions envisageables :
  • « De quel type d’application s’agit-il ? »
  • « Quand sera-t-elle opérationnelle ? »
• « J’alimente des tableaux statistiques, notamment à propos du bracelet électronique. » (Agent du ministère de la Justice.) Questions envisageables :
  • « À qui le bracelet électronique est-il destiné ? »
  • « En quoi consiste-t-il ? »
  • « Il est contesté ; quelle est votre opinion ? »

Conseils pratiques

Pour chaque entité nommée, relevez :

• sa personnalité juridique ;
• le nom de son dirigeant (ministre, président…) ;
• le budget ;
• le nombre d’agents ou de salariés ;
• l’organisation ;
• les grandes missions ;
• les principaux interlocuteurs ;
• les faits d’actualité en relation avec l’entité (« faits divers » ou actualité législative) ; on ne vous demandera pas de scoop ni d’analyse sophistiquée mais un simple avis éclairé par votre expérience ;
• les grands projets en cours ou les grandes problématiques.

Questions issues de la lecture de votre dossier RAEP

Le jury a étudié votre dossier et, parfois, en détail. Il peut donc vous poser des questions sur toutes ses composantes : un emploi que vous n’avez pas évoqué dans votre exposé, même ancien et dans un autre ministère ; une formation que vous avez suivie ; une expression que vous avez employée dans le document « Les acquis de l’expérience professionnelle » ou « Expérience marquante ».

Il peut aussi vous interroger au sujet d’un document que vous avez joint (si vous y étiez invité) ou de son descriptif. Vous devez être en mesure de tout expliciter. Le conseil donné au paragraphe précédent, « pour chaque mot ou expression, […] suis-je capable d’en donner une définition, de l’illustrer et même de donner un avis ? », est valable pour l’intégralité de votre dossier.

Des questions du jury peuvent porter sur l’actualité d’un de vos postes précédents.

Exemple : un candidat ayant travaillé à l’Éducation nationale dix ans plus tôt s’est vu demander la part du budget de l’État consacrée à ce ministère ainsi que le nom du ministre.

Exemple

Un candidat s’est offusqué, à tort, d’avoir été interrogé sur la réforme hospitalière qui faisait alors l’actualité… Or, il avait travaillé quelques années au sein de la fonction publique hospitalière avant d’intégrer une autre fonction
publique ; il était donc logique que le jury l’interroge à ce sujet.

Pour chacun des postes occupés, vous devez pouvoir décrire :

• l’amont : ce qui se passe avant votre service et votre intervention ;
• l’aval : ce qui se passe après ;
• l’enjeu : ce qui arriverait si vous ne faisiez pas correctement votre travail.

Exemples

• Un candidat vérifiait les comptes d’associations loi de 1901 ; le jury lui a demandé quelles étaient les ressources et les finalités de ces associations.
• Un candidat a écrit qu’il adressait des documents à la chambre régionale des comptes. Un examinateur lui a demandé quelles étaient les missions d’une chambre régionale des comptes puis celles de la Cour des comptes.
• Un candidat travaillait dans une agence régionale de santé (ARS) ; le jury lui a demandé quels étaient les interlocuteurs ou les partenaires de l’ARS (et pas seulement de sa direction).

En résumé, le jury peut vouloir mesurer l’étendue de la connaissance que vous avez de votre environnement et, par conséquent, votre curiosité et votre aptitude à vous impliquer. Aujourd’hui, les jurys ont pour recommandation d’éviter les questions de culture générale. Ils doivent cependant trouver des thèmes d’échanges ; ils les trouveront, entre autres, dans les matériaux que vous fournissez.

Attention ! Une réponse du type « je ne m’en occupe plus » ou « ce n’était pas dans mon périmètre » est à éviter. Efforcez-vous de répondre plutôt que de tenter de vous justifier et d’espérer la « clémence » du jury.

Questions liées au niveau du concours

À partir d’un certain grade, le candidat est susceptible d’animer (manager) une équipe. Il doit donc être à même de répondre à des questions telles que :

• « Pour vous, que signifie animer une équipe ? » ;
• « Quelles sont les missions d’un responsable d’équipe ? » ;
• « Quelles sont les qualités d’un bon manager ? » ;
• « En tant que manager, qu’attendez-vous d’un agent (d’un collaborateur ou d’un équipier) ? »

-❯ Réfléchissez : vous avez peut-être déjà eu une expérience d’animateur d’équipe (même extraprofessionnelle) et vous avez presque obligatoirement déjà eu un chef, un manager… De ces expériences, vous pouvez déduire des réponses concrètes. Au cours des stages de préparation à l’épreuve orale, nous avons remarqué que bien des candidats se limitent à une ou deux dimensions de la fonction d’encadrement. Par exemple : « Il faut être à l’écoute de ses agents et bien répartir le travail. »

-❯ Documentez-vous : il existe de très bons ouvrages synthétiques sur le sujet. Nous vous donnons quelques références dans la bibliographie située à la fin de cet ouvrage.

La fiche ci-dessous vous procure aussi quelques pistes.

Ancrer l’équipe dans son environnement	• Entretenir la relation avec la hiérarchie. • Négocier les « contrats de service » avec les services « fournisseurs » de prestations (par exemple, le service informatique) ou d’informations. • Négocier avec les services « clients » (ceux auxquels votre équipe fournit des informations ou des prestations). • Collaborer avec les autres équipes dans un projet transversal. • Assurer la veille : rechercher les besoins actuels et/ou futurs des clients (internes ou externes) ; prendre connaissance des nouveaux outils disponibles ; étudier comment font les homologues et les concurrents.
Organiser le travail et accompagner les collaborateurs	• Définir les fonctions et les missions. • Fixer les objectifs. • Négocier les moyens. • Planifier et répartir le travail. • Tenir le tableau de bord. • Suivre la charge de travail. • Organiser et gérer le télétravail, et le respect des règles sanitaires. • Déléguer. • Accompagner, épauler, résoudre les problèmes. • Évaluer les résultats (la qualité du service rendu). • Suivre et développer les compétences (former, faire former).
Animer l’équipe	• Énoncer et faire respecter les règles du jeu. • Susciter et conduire un projet. • Entretenir la motivation (donner du sens à l’action, envoyer des signes de reconnaissance). • Informer. • Réguler les relations pour anticiper les conflits. • Gérer les conflits. • Conduire, accompagner le changement.

Attention ! Appropriez-vous les informations. Évitez de donner l’impression de réciter la fiche technique du « parfait manager ».

Que nous apprennent les rapports des jurys ?

Concours d’accès à l’institut régional d’administration (IRA) de Lille – session 1 printemps 2020 :

« Face aux enjeux de transformation de la fonction publique, d’accompagnement nécessaire des agents dans un contexte d’évolution des missions, et plus globalement à l’aune d’une exigence forte des usagers quant à la qualité du service rendu, l’administration cherche à recruter des cadres solides, conscients de ces enjeux, curieux et ouverts d’esprit. » (page 6 du rapport)

« La notion de management est souvent appréhendée comme une contrainte associée à des conflits, plutôt qu’un mode de fonctionnement collectif porteur d’une dynamique. À ce titre, quelques candidats n’ont pas hésité à formaliser verbalement que le management n’était pas une motivation pour accéder à des postes d’attaché. » (page 5 du rapport)

Concours interne et externe d’accès à l’emploi de secrétaire des affaires étrangères – cadre général au titre de l’exercice 2020 – ministère de l’Europe et des Affaires étrangères :

« Puisqu’on recrute aussi de nouveaux agents qui seront les cadres du ministère de demain, il n’est pas plus surprenant enfin qu’on s’interroge sur leur vision de la communauté de travail et de la manière dont ils pourraient la faire évoluer dans le temps, idéalement pour la rendre plus heureuse et plus efficace, d’où l’importance d’une bonne appréciation des réformes de la fonction publique en cours (ou souhaitables) et d’une attitude positive face à la conduite du changement. » (page 10 du rapport)

Examen professionnel d’attaché d’administration d’État – session 2019 – ministère de la Transition écologique et solidaire – ministère de la Cohésion des territoires :

« Plus généralement, ceux qui se sont déjà projetés sur des fonctions d’encadrement, sans recourir à des arguments un peu “hors sol”, artificiels, ont également été bien classés. » (page 9 du rapport)

« Lors de l’entretien, le jury recherche le potentiel du candidat comme futur cadre A et notamment ses capacités managériales. Dans cette perspective, le candidat doit s’être préparé à donner un contenu à la notion de management et à démontrer qu’il a une connaissance de ses enjeux et de ses leviers. » (page 10 du rapport)

Concours pour l’accès au grade de contrôleur principal – année 2019 – INSEE :

« Par exemple, le souhait d’évolution vers du “management”, qui revient de façon presque systématique, semble correspondre davantage à la perception d’un impératif professionnel exigé par l’Institut pour se montrer digne d’être contrôleur principal qu’à une envie sincère. Et quand on approfondit, ce management se réduit le plus souvent à l’animation et à l’écoute. » (page 11 du rapport)

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